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Administrator Works Council (m/f/d) temp until May 2022

 

Zweck & Gesamtrelevanz für die Organisation:

Sicherstellen einer herausragenden administrativen Unterstützung des Betriebsrats, des Betriebsausschusses sowie des Personalausschusses unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben sowie des Fristen-Managements.

Hauptverantwortliches Sitzungsmanagement inkl. Protokollführung in enger Zusammenarbeit mit dem BR-Vorsitz, der Schriftführung, dem Projektmanagement Office (PMO) des Betriebsrats, sowie mit Labor Relations.

 

 

Verantwortlichkeiten:

  • Teilnahme an allen Gremiumssitzungen einschl. Sondersitzungen (Betriebsrat, Betriebsausschuss, Personalausschuss sowie Verhandlungsgruppen) zwecks rechtskonformer Protokollführung
  • Rechtlich konformes Erstellen und Finalisieren der Sitzungsprotokolle unter Beachtung der Richtlinien für Wortlaut - und Ergebnisprotokolle
  • Rechtlich konforme Vor- und Nachbereitung sämtlicher Dokumente im Zusammenhang mit Sitzungen
  • Abverfolgen von ToDo-Listen mit den verschiedenen Stakeholdern
  • Verwalten/Anwenden von Sitzungs- und Dokumentenmanagement-Software,
  • Überwachung der Einhaltung der Inhalte der Geschäftsordnung des Betriebsrats entsprechend der durch den Betriebsrat verabschiedeten Geschäftsordnung nach § 36 BetrVG
  • Unterstützung der Schriftführung bei der Wahrnehmung von deren Pflichten
  • Sicherstellen des Informationsflusses zwischen dem PMO des Betriebsrats und Labor Relations
  • Pflegen und Aktualisieren von Akten, Dateien, Aufzeichnungen, Präsentationen und Beschlüssen unter Beachtung der Vorgaben der DSGVO und des BDSG

 

Vorwiegende Kontakte:

Betriebsratsmitglieder Herzogenaurach (insb. Vorsitz und Schriftführung), Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV) Herzogenaurach, Schwerbehindertenvertretung (SBV) Herzogenaurach, Labor Relations, HR, Gesamtbetriebsrat inkl. Backoffice, lokale Betriebsräte Scheinfeld, Uffenheim und Rieste, Wirtschaftsausschuss, Gewerkschaft IG BCE, Sachverständige, Rechtsanwälte

 

Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten:

  • Eigenständiges Wahrnehmen sämtlicher Korrespondenz in Zusammenhang mit Sitzungen, um eine termingerechte und zielgenaue Reaktion sicherzustellen
  • Ein hohes Maß an Serviceorientierung beim Umgang mit internen Stakeholdern und externen Interessengruppen (z.B. Gewerkschaft IG BCE, Anwälte, B.A.D.)
  • Sehr gute Kenntnisse von Sitzungs- und Dokumentenmanagement-Software
  • Pro-aktive und selbständige Arbeitsweise in sich ständig verändernden Themengebieten
  • Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Outlook, Excel und PowerPoint)
  • Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Gute Kommunikationsfähigkeiten, Anwendung von gewaltfreier Sprache und Anwendung der Grundregeln von Verhandlungsmanagement auf allen Hierarchie-Ebenen
  • Selbständige Anwendung und fortgeschrittene Kenntnisse von Social Media
  • Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
  • Hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

 

 

Benötigte Ausbildung und Erfahrung / Mindestanforderung:

  • Abgeschlossene Ausbildung oder zwei Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position
  • Erfahrung in der Erstellung von Sitzungsprotokollen gem. BetrVG
  • Sehr hohes Maß an Integrität, Loyalität, Diskretion sowie extrem vertrauensvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
  • Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Engagement, Stressresistenz
  • Fähigkeit schnell auf veränderte Situationen zu reagieren
  • Erfahrungen mit einer Sitzungs- und Dokumentenmanagement-Software oder eines vergleichbaren Systems wünschenswert
  • Fundiertes rechtliches Hintergrundwissen zur Schrift- und Protokollführung gem. § 34 BetrVG
  • Allgemeines Rechtsverständnis des BetrVG und anderer für das Arbeitsrecht relevanter Gesetzestexte

 

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Job Title:  Administrator Works Council (m/f/d) temp until May 2022

Brand:  adidas
Location:  Herzogenaurach
TEAM:  Human Resources
State:  BY
Country/Region:  DE
Contract Type:  Full time
Number:  255648
Date: