Zweck & Gesamtrelevanz für die Organisation:

Sicherstellen der administrativen Unterstützung des Vorgesetzten sowie der Abteilung.

Verantwortlichkeiten:

• Wahrnehmen des routinemäßigen Schriftverkehrs, um eine termingerechte und zielgenaue Reaktion sicherzustellen
• Formatieren, eingeben und bearbeiten verschiedener Materialien wie Schriftverkehr, Memos, Protokolle, Berichte und vertrauliche Dokumente
• Pflegen und aktualisieren von Akten, Dateien, Aufzeichnungen, Organigrammen und anderen graphischen Darstellungen
• Telefonanrufe annehmen und sondieren, eingehende Post kontrollieren und den E-Mail-Account der Abteilung verwalten
• Unterstützen des Teams beim Erstellen von Ankündigungen und Newslettern
• Mitwirken bei der Erstellung/Überarbeitung von Präsentationen
• Interne und externe Besprechungen/Konferenzen planen, inkl. Raumbuchungen
• Organisieren, Koordinieren und Abwickeln sämtlicher Reisen für die Mitarbeiter des Teams, einschließlich der Flug- und Hotelbuchungen, Beantragung von Visa, Fahrzeugreservierungen und Vorkehrungen für die Abholung vom Flughafen, sowie die üblichen Probleme in diesem Zusammenhang termingerecht lösen
• Erstellen von Reisekostenabrechnungen
• Bearbeiten der Kostenstellen der Abteilung, einschließlich der regelmäßige Überwachung der Budgets, Freigabe von Rechnung zur Gewährleistung korrekter Buchhaltungsvorgänge
• Wichtigste Kontaktperson für das Informationsmanagement (z. B. im Intranet), sicherstellen, dass der Inhalt des Intranets aktuell ist
• Mitwirken bei und koordinieren von Projekten und Aufgaben wie gefordert/angewiesen, z.B. Zeitwirtschaft und Personalplanung
• Durchführen von operativen Aufgaben unter Aufsicht der jeweilig beauftragenden Abteilung
• Unterstützung des Teams und des Managements

Allgemeine Aufgaben:

• Bestellen von Bürobedarf
• Administration der Einkaufs-Plattform mit Erstellung von Shopping Carts sowie Bestellungen. Bei Bedarf Angebotsanfragen bei internen und externen Anbietern. Anlage und Verwaltung von Material- und Lieferantendaten. Überwachung von Bestellungen, Wareneingangsbuchung und Vorbereitung der Rechnungsprüfung.
• Koordination und Administration von Investitionsanträgen und Anlagenummer sowie Rechnungsprüfung in Abstimmung mit dem SSC.
• Administration des Workflow Investmentantrag
• Beantragen von Investitionen (z.B. IT- und Kommunikationsunterstützung bei der Beantragung von neuen Laptops, Mobiltelefonen) und Umbuchung von Rechnungen
• Stammdatenanlage von temp. Mitarbeitern (< 1 J.) und externen Mitarbeitern in Self Service Tool
• Koordination & Administration von Videokonferenzen
• Pflegen des Datensystems wie angewiesen
• Unterstützen beim Einrichten neuer Büros und bei Umzügen
• Pflegen der Urlaubsplanung für das Team
• Korrekturlesen von Dokumenten/Präsentationen
• Kennt, versteht und stellt Informationen über Normen und Abläufe zur Verfügung
• Planung und Durchführung von Werksführungen

Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten:

• Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kommunikationsfähigkeiten
• Ein hohes Maß an Serviceorientierung beim Umgang mit internen und externen Interessengruppen und Kunden
• Gute organisatorische Fähigkeiten
• Ein gutes Zahlenverständnie
• Fortgeschrittene PC Software Kenntnisse inkl. SAP
• Fortgeschrittene Kenntnisse Neuer Medien & Anwendungen wie MS Teams

Benötigte Ausbildung und Erfahrung / Mindestanforderung:

• 3 Jahre Berufserfahrung wünschenswert
• Berufserfahren und voll qualifiziert/ausgebildet
• Grundkenntnisse in verwandten Arbeitsbereichen