Senior Administrative Assistant - Footwear Production
Zweck & Gesamtrelevanz für die Organisation:
Sicherstellen der administrativen Unterstützung des Vorgesetzten sowie der Abteilung.
Verantwortlichkeiten:
- Wahrnehmen des routinemäßigen Schriftverkehrs, um eine termingerechte und zielgenaue Reaktion sicherzustellen
- Formatieren, eingeben und bearbeiten verschiedener Materialien wie Schriftverkehr, Memos, Protokolle, Berichte und vertrauliche Dokumente
- Pflegen und aktualisieren von Akten, Dateien, Aufzeichnungen, Organigrammen und anderen graphischen Darstellungen
- Telefonanrufe annehmen und sondieren, eingehende Post kontrollieren und den E-Mail-Account der Abteilung verwalten
- Unterstützen des Teams beim Erstellen von Ankündigungen und Newslettern
- Mitwirken bei der Erstellung/Überarbeitung von Präsentationen
- Interne und externe Besprechungen/Konferenzen planen, inkl. Raumbuchungen
- Organisieren, Koordinieren und Abwickeln sämtlicher Reisen für die Mitarbeiter des Teams, einschließlich der Flug- und Hotelbuchungen, Beantragung von Visa, Fahrzeugreservierungen und Vorkehrungen für die Abholung vom Flughafen, sowie die üblichen Probleme in diesem Zusammenhang termingerecht lösen
- Erstellen von Reisekostenabrechnungen
- Bearbeiten der Kostenstellen der Abteilung, einschließlich der regelmäßige Überwachung der Budgets, Freigabe von Rechnung zur Gewährleistung korrekter Buchhaltungsvorgänge
- Wichtigste Kontaktperson für das Informationsmanagement (z. B. im Intranet), sicherstellen, dass der Inhalt des Intranets aktuell ist
- Mitwirken bei und koordinieren von Projekten und Aufgaben wie gefordert/angewiesen, z.B. Zeitwirtschaft und Personalplanung
- Durchführen von operativen Aufgaben unter Aufsicht der jeweilig beauftragenden Abteilung
- Unterstützung des Teams und des Managements
Allgemeine Aufgaben:
- Bestellen von Bürobedarf
- Administration der Einkaufs-Plattform mit Erstellung von Shopping Carts sowie Bestellungen. Bei Bedarf Angebotsanfragen bei internen und externen Anbietern. Anlage und Verwaltung von Material- und Lieferantendaten. Überwachung von Bestellungen, Wareneingangsbuchung und Vorbereitung der Rechnungsprüfung.
- Koordination und Administration von Investitionsanträgen und Anlagenummer sowie Rechnungsprüfung in Abstimmung mit dem SSC.
- Administration des Workflow Investmentantrag
- Beantragen von Investitionen (z.B. IT- und Kommunikationsunterstützung bei der Beantragung von neuen Laptops, Mobiltelefonen) und Umbuchung von Rechnungen
- Stammdatenanlage von temp. Mitarbeitern (< 1 J.) und externen Mitarbeitern in Self Service Tool
- Koordination & Administration von Videokonferenzen
- Pflegen des Datensystems wie angewiesen
- Unterstützen beim Einrichten neuer Büros und bei Umzügen
- Pflegen der Urlaubsplanung für das Team
- Korrekturlesen von Dokumenten/Präsentationen
- Kennt, versteht und stellt Informationen über Normen und Abläufe zur Verfügung
- Planung und Durchführung von Werksführungen
Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten:
- Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Kommunikationsfähigkeiten
- Ein hohes Maß an Serviceorientierung beim Umgang mit internen und externen Interessengruppen und Kunden
- Gute organisatorische Fähigkeiten
- Ein gutes Zahlenverständnie
- Fortgeschrittene PC Software Kenntnisse inkl. SAP
- Fortgeschrittene Kenntnisse Neuer Medien & Anwendungen wie MS Teams
Benötigte Ausbildung und Erfahrung / Mindestanforderung:
- 3 Jahre Berufserfahrung wünschenswert
- Berufserfahren und voll qualifiziert/ausgebildet
- Grundkenntnisse in verwandten Arbeitsbereichen
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Job Title: Senior Administrative Assistant - Footwear Production
Brand:
adidas
Location:
Scheinfeld
TEAM:
Administrative
State:
BY
Country/Region:
DE
Contract Type:
Full time
Number:
513794
Date:
Sep 18, 2024