BACK OFFICE, DIGITAL & IT SPECIALIST
Brand Concept Store – Madrid Gran Vía

Propósito del puesto y relevancia para la organización
Este puesto será responsable de maximizar la rentabilidad de la tienda mediante la coordinación de todas las necesidades operativas de Facilities, IT y administración de personal, proporcionando el mejor entorno para nuestros consumidores y el equipo de la tienda.

Contribuirá de manera creativa y segura a la operativa diaria de la tienda, gestionando todos los temas relacionados con IT, Facilities y administración de personal para brindar la mejor experiencia a nuestros consumidores. Dará soporte y coordinará temas relevantes mediante el uso de herramientas como ASPEN, CAFM y otras, que a menudo requerirán el contacto con terceros. Será también la persona de contacto para todos los asuntos relacionados con IT, Facilities y administración de personal.

Responsabilidades principales

Ser consciente de los objetivos de la tienda y trabajar activamente para cumplirlos o superarlos mediante el uso de todos los recursos disponibles dentro de su competencia.

Coordinar el funcionamiento y mantenimiento diarios de todas las herramientas digitales dentro de la tienda, verificando todos los aspectos digitales. Ser capaz de completar la resolución de problemas básicos cuando sea necesario con el equipo disponible, escalando aquello que no se pueda resolver localmente.

Solucionar temas relacionados con IT y Facilities, y dar soporte a soluciones remotas cuando sea necesario. Actualizar y mantener el registro de dispositivos IT de la tienda, trabajando en estrecha colaboración con IT y siendo el principal contacto para equipos nuevos, de reemplazo o devueltos.

Priorizar en todo momento la experiencia en tienda (In Store Experience) y utilizar la atención al detalle para brindar al consumidor el entorno de compra ideal. Estar al tanto de las actualizaciones de los sistemas y el contenido, y administrarlas de manera proactiva con el equipo adecuado para garantizar un impacto mínimo en la tienda, coordinando fechas y horas específicas para los cambios.

Ser la persona de contacto de la tienda para los proveedores de servicios designados en asuntos de IT, instalaciones o Payroll (ej. 123, Infratienda, KONE). Coordinar con anticipación el mantenimiento planificado (PPM), el mantenimiento reactivo y cualquier otra acción necesaria con dichos proveedores.

Supervisar el rendimiento de los proveedores de servicios subcontratados para asegurar el mejor servicio y estándares para el Brand Center. Cumplir con los estándares legales globales y locales en temas operativos: gestión de existencias, logística, Profit Protection, instalaciones, H&S, TI, finanzas y otras actividades. Monitorear y evaluar los procesos para garantizar cumplimiento y éxito de la tienda.

Escalar incumplimientos de proveedores cuando sea necesario al line manager y al departamento correspondiente. Registrar todas las incidencias relacionadas con IT y mantenimiento mediante ASPEN o CAFM. Proporcionar análisis detallados sobre temas de IT e instalaciones al line manager y al Store Manager para identificar mejoras posibles.

Liderar temas de sostenibilidad y garantizar el cumplimiento del compromiso de adidas con esta área. Mantener registros de auditoría para controles, pruebas y evaluaciones de riesgos legalmente requeridos.

Colaborar de forma productiva y respetuosa con todo el equipo para cumplir o superar objetivos. Ayudar al line manager con tareas adicionales dentro de los niveles definidos de responsabilidad cuando sea necesario.

Gestión administrativa de personal

Coordinar procesos administrativos para nuevas contrataciones. Controlar y dar seguimiento a la finalización y renovación de contratos. Gestionar finiquitos y finalización de contratos. Controlar el absentismo, enviando informes de bajas, confirmaciones y altas en la seguridad social. Controlar el calendario de vacaciones del equipo.

Gestionar y tramitar descuentos a empleados. Entregar nóminas y gestionar beneficios sociales (deporte, estudios, etc.). Confirmar mensualmente horas trabajadas, horas extraordinarias, vacaciones, etc. Atender consultas del equipo sobre nóminas, certificados y otros asuntos.

Gestionar temas administrativos relacionados con accidentes laborales. Controlar mensualmente los gastos operativos de la tienda. Coordinar los pedidos de material trimestrales. Participar ocasionalmente en trabajos nocturnos como cambios de layout, implantaciones o inventarios.

Cambio e innovación

Apoyar, motivar e inspirar al equipo para maximizar su rendimiento. Compartir buenas prácticas con el fin de mejorar los resultados del equipo. Mostrar actitud de aprendizaje continuo y aprovechar oportunidades de desarrollo según las necesidades del mercado.

Ser un modelo a seguir y promover una cultura positiva de atención al cliente. Reflejar constantemente los valores de la marca y fomentar una mentalidad de Diversidad, Equidad e Inclusión.

Relaciones principales

Clientes, equipo de tienda, IT, Backoffice, Facilities, Departamento de Payroll, Departamento de Retail HR.

Conocimientos y habilidades

Experiencia en entornos retail orientados al consumidor, preferiblemente en moda o deporte. Fuertes habilidades comunicativas y experiencia en entornos de alta presión. Trabajo minucioso, organizado y con alta capacidad de resolución. Flexibilidad para adaptarse a distintos departamentos y necesidades.

Valorable experiencia en Flagship Store. Usuario avanzado de Windows Office. Nivel alto de inglés, hablado y escrito (mínimo B2).

Requisitos y experiencia

Mínimo 12 meses de experiencia en el sector de moda o deporte, con conocimientos avanzados de IT e instalaciones. Inglés fluido (B2).